Časožrouti v emailové komunikaci – jak se jich vyvarovat

V mnoha podnicích si z pomůcky, která měla urychlovat práci, již nevědomky vytvořili dalšího časožrouta. Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas, nabízí několik praktických doporučení a pravidel, které je třeba mít při práci s emailovým klientem na paměti.

Nekoncepční práce s poštou

Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému emailu, který nevyžaduje okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete emailovou poštu kontrolovat každých patnáct minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery.

Při běžném režimu stačí kontrola emailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě a zbytek si rozplánujte.

Může vás zajímat Mám si vzít hypotéku, nebo raději spořit? Deset největších finančních zlozvyků Triky, které ušetří pár tisíc ročně

Email bez předmětu zprávy

Obsah emailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si takovou zprávu přečtou ihned nebo až později – předmět emailu proto nikdy nevynechávejte.

„Adresátovi i sobě samým tak ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu emailu,“ doporučuje Jan Dvořák (na snímku vpravo).

Chybí úkolový kalendář

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru a navíc máte náchylnost k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta.

Formou automatických připomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. Ke každému úkolu si v kalendáři připište i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu.

Definujte si rovněž dobu na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Relevantní adresáti nejsou v kopiích

Nechtěného časožrouta si snadno vyrobíte i v případě, že opomenete dávat do kopie veškeré relevantní účastníky emailové komunikace. Snadno pak ztratíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace.

„Pak se může snadno stát, že se někdo z takto opomenutých spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný,“ uzavírá Jan Dvořák.

toz, ŽenyproŽeny.cz